Kto powinien zapłacić za nocleg w podróży służbowej?

Wyjazdy służbowe wiążą się z ponoszeniem różnego rodzaju wydatkami. Jako że od lat świadczymy usługi noclegowe dla pracowników, dziś postanowiliśmy bliżej przyjrzeć się kwestii kosztów za wynajem kwater w podróży służbowej. Kto pokrywa ich koszt? Jakie wydatki są po stronie pracodawcy, a co musi pokryć pracownik z własnej kieszeni?

 

Podróż służbowa to nie wczasy

 

Oczywistym z punktu widzenia pracownika jest fakt, iż podróż służbowa to nie wyjazd wypoczynkowy. Skoro wiąże się z wykonywaniem obowiązków wynikających z umowy o pracę, nie może być dla niego obciążeniem. Zgodnie z informacjami, jakie podaje PIP, musi być odbywana poza miejscowość, w której znajduje się miejsce pracy pracownika, na polecenie przełożonego lub pracodawcy w celu wykonania określonego zadania (w tym również odbycia szkolenia). Jak wiadomo, zatrudnionemu z tytułu podróży należą się diety, zwroty kosztów za przejazdy, dojazdy środkami komunikacji miejscowej, noclegi i za inne niezbędne udokumentowane wydatki, określone lub uznane przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Na rozliczenie się z delegacji pracownik ma 14 dni od dnia jej zakończenia na podstawie przedłożonych rachunków, faktur, biletów, będących potwierdzeniem poniesionych wydatków, poza dietami oraz wydatkami rozliczanymi ryczałtem.

 

Czym jest koszt noclegu za podróż służbową w odniesieniu do pracodawcy?

 

Skoro firma musi pokrywać koszt noclegu pracowniczego. Nie oznacza to jednak, że oznacza to, że zwróci pracownikowi za nocleg w każdym hotelu. Kwota za jedną noc nie może przekraczać dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 zł. Z racji tego, że koszty te są kosztem pracy, opłata za nocleg obciąża wyłącznie właściciela firmy. Co więcej, wszelki ewentualne zapisy czy postanowienia w umowach pracowniczych wykluczające ten obowiązek nie mają mocy prawnej. Podstawą zaliczenia noclegu do kosztu uzyskania przychodu jest przedstawienie przez pracownika faktury. Dlatego wszystkim naszym klientom radzimy zawsze dopytać i dopilnować kwestii rozliczeń noclegu w podróży służbowej, gdyż brak faktury na usługę może być dość poważnym niedopatrzeniem z ich strony.